Vedení obecních kronik

Vedení obecních kronik

Zákon č. 132/2006 Sb., o kronikách obcí[Pdf, 447 kB]
Ukládání obecních kronik do archivů – metodické stanovisko archivní správy MV [Pdf, 163 kB]
Metodický pokyn odboru AS MV ČR – Vyhotovování dokumentů na trvanlivém papíru [Pdf, 61 kB]
Doplnění metodického pokynu k vyhotovování dokumentů na trvanlivém papíru[Pdf, 193 kB]
Používání dokumentního inkoustu při provádění zápisů do matričních knih [Pdf, 85 kB]

Po listopadu roku 1989 přešla povinnost péče o kroniky na obce. Až v roce 2006 byl schválen nový zákon č. 132/2006 Sb., o kronikách obcí. Nabyl účinnosti 1. června téhož roku. Zrušil zákon č. 80/1920 Sb. z. a n., o pamětních knihách obecních a vládní nařízení č. 169/1932 Sb. z. a n., o pamětních knihách obecních.

Kroniku obce, do níž se zaznamenávají zprávy o důležitých a pamětihodných událostech v obci pro informaci i poučení budoucím generacím, má vést každá obec. Jedná se o úkol, ne doslovnou povinnost, což však neznamená, že by kronika nemusela být založena.

Kronika může obsahovat přílohy v podobě písemných, obrazových nebo zvukových dokumentů, jež doplňují vlastní zápis, tzn., že jsou její nedílnou součástí.

Obec je povinna zabezpečit kroniku proti ztrátě, poškození a neoprávněnému přístupu. Zápis se provádí nejméně jedenkrát za kalendářní rok a o jeho obsahu rozhoduje obec.

Nahlížet do kroniky může každý ve vymezené době na obecním úřadě. Pokud je nahlížení umožněno do ručně psané kroniky nebo tištěné vázané papírové knihy s číslovanými listy, dohlíží kronikář. Občan obce starší 18 let i osoba, které zákon přiznává práva občana obce, může navrhnout písemně změnu, doplnění nebo opravu kronikářského zápisu. Obec na základě předložených návrhů podle okolností zápis v kronice opraví, doplní nebo jinak změní.

Zákon nehovoří o strojopisu. Novinkou je, že "dozor" nad vedením kronik je plně v rukou obce.

Obsah

• Způsoby vedení kroniky
• Problémy tisku na papír a uchování dat v elektronické podobě
• Datové formáty statických dokumentů v digitální podobě
• Materiál pro ručně psanou kroniku
• Dokumentní inkoust
• Podoba ručně psané kroniky
• Obsah kroniky
• Roční zápisy
• Názvy kapitol a hesla
• Rejstříky
• Retrospektivní zápis
• Oprava, doplnění, náprava
• Kresby
• Přílohy kroniky
• Alba, zásobníky na fotografie
• Pozor na dodržování zákona na ochranu osobních údajů
• Pozor na dodržování autorského zákona
• Ukládání kronik do státního archivu
• Prameny a literatura

Způsoby vedení kroniky

• klasickým ručně psaným způsobem v knize s číslovanými listy na trvanlivém papíře
• pomocí psacího stroje
• v elektronické podobě s možností tisku číslovaných listů po uzavření každého kalendářního roku na trvanlivém papíře určeném pro dokumenty; volné listy se pak zajistí vazbou.

Problémy tisku na papír a uchování dat v elektronické podobě

• Jakým způsobem tisknout na papír?
• Jak uchovávat počítačem zpracovaná data, digitální fotografie, internetové stránky apod.

Varování! Problematická dlouhodobá životnost.

Tisk se provádí laserovou tiskárnou dosahující nejméně 150 DPI (počtu bodů na jeden palec). Velká pozornost musí být věnována, aby nebylo použito žádné ukládání v umělohmotných obalech a vazbách. Neméně důležité je použití vhodného materiálu (viz níže).

Datové formáty statických dokumentů v digitální podobě

• formát PDF/A-1a (ISO 19005-1) = pro statické textové, obrazové a kombinované dokumenty v digitální podobě
• formáty PNG (ISO/IEC 15948) a TIFF = pro statické obrazové dokumenty v digitální podobě

Je velice reálné, že ve 21. století bude mít elektronické vedení kroniky širší uplatnění, neboť umožní vedení více exemplářů obsahově i formálně rovnocenných. Další argument o předcházení možných sporů mezi obcí a státním archivem při zákonném předávání je pochopitelný, i když existuje řešení i pro případ ručně psaných kronik (viz níže).

Důležité upozornění! Je nezbytně nutné zálohovat na nejméně dvou médiích. Po dokončení textu vždy vytisknout.

Materiál pro ručně psanou kroniku

• trvanlivý nekyselý papír = ANO
• dokumentní inkoust = ANO
• barevný inkoust = NE
• propisovací tužka = NE
• dokumentní páska (psací stroj) = ANO

Důvodem používání papíru, jenž vyhovuje požadavkům ČSN ISO 9706 Informace a dokumentace – papír pro dokumenty – požadavky na trvanlivost, je obava z kyselosti, která způsobuje postupnou degradaci. Citovaná norma definuje přesně vlastnosti, které musí splňovat papír určený pro dlouhodobé uložení v archivech.

Dokumentní inkoust

• dokumentní inkoust 141 601 = ANO
• Roller Document 2635 s kovovým kuličkovým hrotem = ANO
• Liner Document 2631 s plastickým hrotem = NE

Podoba ručně psané kroniky (pouze doporučení)

• nejlépe v celokožené vazbě Na přední desce by měl být uveden název: Obecní/městská kronika/pamětní kniha Obce/Města + název v nominativu. Pokud je kronika vedena ve více svazcích, bylo by vhodné uvést časové období, které obsahuje i číslo dílu. To samé nebo alespoň základ v podobě názvu by měl být na hřbetu vázané knihy.
• 150 až 250 listů (maximálně do 400 listů) nelinkovaného trvanlivého papíru
• rozměr většinou o velikosti 30 x 40 cm
• pouzdro lze jen a jen doporučit
• listy kroniky by měly mít jednotnou úpravu s volnými okraji, např. horní okraj 3,5 cm, dolní okraj 4 cm, na vnitřnístraně 2,5 cm a na vnější straně prostor 4,5 cm pro zápis věcných hesel

Obsah kroniky (pouze příklad)

Předepsaná pravidla k obsahu kronik nejsou stanovena, ale naštěstí existuje dostatek pomůcek, podle kterých si každý kronikář má možnost ke své práci vytvořit co možná nejvíce vyhovující postup. Z metodického hlediska převažují tradičnídoporučení vztahující se ke starší a již neplatné legislativě, která lze samozřejmě upravit a využít i v současnosti.

Nový svazek kroniky obce by měl obsahovat tyto náležitosti:

1. Titulní list Na titulním listu se vyznačí základní formální náležitosti, jako název kroniky, díl (římskou číslicí) a časové určení od – do.Pod tím se otiskne úřední obecní razítko (kulaté) a podepíše starosta obce. Na rubu titulního listu se poznamená počet stran, a to číslicemi i slovy. Čísluje se každá strana (nepoužívá se číslovač s razítkovou barvou).
2. Úvod Úvod následuje za titulním listem a obsahuje usnesení zastupitelstva či rady o založení kroniky, údaje proč nebyla vedena dříve, pokud byla vedena, kolik má svazků, jejich uložení a časový rozsah atd.
3. Stručný životopis kronikáře Ke stručnému životopisu je potřebné připojit datum jmenování kronikáře a od kdy začal vést kroniku. Je vhodné zápis doplnit o případné spolupracovníky, je-li jmenována, tak o členy letopisecké komise. Dojde-li ke změně kronikáře, tato skutečnost se zapíše za posledním zápisem. Uvádí se usnesení zastupitelstva obce o důvodech ukončení předchozího kronikáře a pověření jiného občana vedením pamětní knihy. Následuje životopis a záznam o převzetí kroniky, o počtu příloh včetně data převzetí. Zápis by měl podepsat starosta.
4. Popis obce Zpracovává se, pokud je zakládána úplně nová kronika, nebo v případě, že předchozí svazky údaje neobsahovaly.
• poloha obce Geografická poloha, označení kraje, ke kterému obec přísluší, okres, nejbližší město a okolní obce s určením vzdáleností, komunikační spoje, dopravní obslužnost a její úroveň, pošta, telefon, hranice katastru obce, rozloha obce, polí, luk, pastvin, lesů, sadů, potoků, řek, rybníků. Popíše se rostlinstvo, památné či chráněné stromy, přírodní útvary, domácí i lesní zvířata. Neměla by chybět charakteristika podnebí.
• vzhled, popis obce Počet domů, druhy staveb, stáří nejstarších budov, významné budovy, stavební a kulturní památky, zemědělské a průmyslové objekty, názvy částí obce, jména ulic a náměstí, místní názvy předávané jen ústním podáním, památná, turistická a zajímavá místa, chráněná území, vodovod, plynofikace, čističky odpadních vod apod.
• historie vzniku obce Stručná historie, historické události s doložením stáří.
• obecní znak a prapor Neopomenout rovněž oficiální data udělení obecního znaku a praporu, autora – heraldika, za samozřejmost se považuje blason – popis znaku a praporu, zvolená symbolika a vzájemná vztah k události, zvoleným figurám apod.
• obyvatelstvo obce Počet obyvatel, národnostní složení, statistika: přehled podle zaměstnání, vzdělání, stáří, pohlaví, vybavení domácností apod.
• veřejná správa, politický a veřejný život obce Správa obce: zastupitelstvo obce, rada obce, výbory zastupitelstva a komise rady obce, osadní výbory, obecní úřad, politické strany v obci, občanská sdružení včetně tělovýchovných organizací a klubů, aktivity občanů: ochotnické divadlo, pěvecké a jiné soubory, významné aktivity apod.
• hospodářské poměry obce Průmyslová, zemědělská a řemeslná výroba, živnosti, charakteristiky činnosti – obory, počty zaměstnanců v jednotlivých oborech, celková zaměstnanost obyvatel, obchod, peněžní ústavy apod.
• školství obce Druhy škol, počty žáků, učitelů, dojíždějících za vzděláním mimo obec, rekvalifikace, možnosti vzdělávání.
• kultura a tělovýchova obce Popis kulturních a tělovýchovných zařízení a jejich vybavení: knihovna, kulturní dům, kino, muzeum, galerie, osvětová beseda, kulturní zájezdy pro občany, lidová tvořivost občanů, lidové zvyky a tradice v obci, čestní občané obce nebo významní rodáci činní v kulturním životě s popisem jejich zásluh o obec či stát apod.
• zdravotní a sociální zařízení obce Zdravotní středisko, ordinace, rehabilitační a sociální péče, domy s pečovatelskou službou, domovy důchodců apod.

Roční zápisy (pouze příklad)

Hlavní kronikářovou prací jsou roční zápisy současnosti. Využívá se metoda diáře, příručního sešitu s chronologickými i tematickými záznamy dělenými hesly, nebo kartotéční záznamy umožňující libovolnou manipulaci a doplňování. Výpočetní technika zaručuje více možností, rychlý přesun zpráv, úpravu a vkládání. Takto zpracovávané podklady pro koncept celoročního zápisu je nezbytně nutné pravidelně a poctivě zálohovat. Možní posuzovatelé by neměli zásadním způsobem zasahovat do celoročního záznamu. Jejich práce by se měla soustředit na hledání věcných chyb a možných opomenutí. Kronikáři by měla být ponechána tvořivá volnost.

Členění ročního zápisu může být různé. V malých obcích je opodstatněné spojit v jedné kapitole více oblastí dohromady, naopak ve městech je žádoucí podrobnější dělení. Je praktické, informačně vyvážené i estetické, když se základní struktura ročního zápisu příliš často nemění.

1. Úvod Stručné připomenutí nejvýznamnějších celostátních či regionálních událostí, které se dotkly v průběhu roku života v obci a jak na ně obyvatelé reagovali. V případě změny kronikáře je zde prostor pro standardní záznam pro změnu a životopis.
2. Počasí, změny životního prostředí Zapisují se jen klimatické anomálie: mimořádná vedra, bouře, krupobití, výkyvy teplot, značné škody a celkové roční hodnocení počasí.
3. Obyvatelstvo Statistika obyvatelstva k 31. 12. nebo k 1. 1. by neměla chybět. Zaznamenává se narození, úmrtí, sňatky, přistěhovalectví, vystěhovalectví, vraždy (zločinnost), neštěstí, dopravní nehody, získání státního občanství apod. Vhodná je zmínka o zdravotním stavu obyvatelstva, změny v zaměstnanosti, nezaměstnanost.
4. Obecní záležitosti Složení zastupitelstva, rady, komisí a výborů zejména s důrazem na změny, volby, slučování a rozlučování obcí, zaměstnanci obecního úřadu, umístění úřadu, úřední hodiny, vybavenost obecního úřadu, vydávání tiskovin o obci (místní noviny či zpravodaj), činnost obecního zastupitelstva, rady, komisí, veřejné schůze apod. Lze zmínit i činnost poslanců a senátorů, zejména v souvislosti s obcí, vždy však s volbami.
5. Hospodaření obce Rozpočet obce: příjmy, vydání, skutečnost, zhodnocení hospodaření obce, obecní investice, dotace, úvěry apod.
6. Hospodářský život obce Zaznamenávají se všechny podstatné změny, zemědělství, průmysl, podnikání – živnosti, obchod a služby včetně cestovního ruchu, peněžnictví; hospodaření družstev, soukromníků, zásobování potravinami, ceny potravin a dalšího zboží v obci, vnitřní nebo vnější vlivy mající dopad na hospodářský život obce apod.
7. Výstavba a úprava obce, doprava a spoje Kapitola se týká rodinných domů, provozoven, hotelů, komunikací, vodovodů, plynofikace, kanalizace, úpravy prostranství, sadů a hřbitovů, znečišťování, devastace půdy, změn v dopravě (železniční a autobusové), statistiky dopravních prostředků v obci (automobily, motocykly …), pošty (včetně odběru časopisů, novin, čtenářského zájmu), památkové péče apod.
8. Veřejný a kulturní život, školství v obci Popisuje se činnost politických stran, spolků, občanských sdružení, kulturní dění v obci (besedy, přednášky, plesy, zábavy, výstavy …), tělovýchova, výročí (obcí, spolků a organizací včetně jejich oslav), charakteristika a statistika škol a kulturních zařízení apod.
9. Péče o obyvatelstvo, sociální a zdravotní záležitosti Do zápisu patří zdravotní stav obyvatelstva, činnost domů s pečovatelskou službou, domovů důchodců a dalších sociálních a zdravotnických zařízení v obci, péče o seniory, zaměstnanost a nezaměstnanost, sociální podpora apod.
10. Různé, informace o činnosti kronikáře Do této kapitoly je možné zařadit vše důležité, co nebylo vhodné zařadit do předcházejících kapitol. Je zde prostor pro vzpomínky pamětníků nebo restrospektivní zápis. Kronikář může popsat své výjimečné zážitky, co ho zaujalo apod.

Názvy kapitol a hesla

Názvy hlavních kapitol jsou psány přes celou stránku, po krajích se zaznamenávají vedlejší identifikační a výstižná hesla používaná pro lepší přehlednost.

Rejstříky

Nedělitelnou součástí každé kroniky by měl být abecední rejstřík, a to jmenný, místní a věcný, jenž se zpracovává ke každému uzavřenému svazku kroniky.

Retrospektivní zápis

Množství pamětních knih nebylo nepřetržitě vedeno. Proto v kronikách často chybí zpracování určitého období nebo události. Dodatečné zpracování, tzv. retrospektivní zápis, je samozřejmě možné. Postupuje se obdobně jako při zpracování ročního zápisu a za roční zápis se také nejčastěji zapíše. Retrospektivní záznam by měl být podepsán kronikářem, případně starostou obce.

Oprava, doplnění, náprava

Pokud je nutné učinit opravu, doplnění nebo nápravu nějakého údaje, informace či textu, je možný dvojí přístup.

• Krátká oprava se učiní přeškrtnutím původního záznamu a nad něj se napíše nový text. Není vhodné znečitelnění či začernění opravovaného textu. Jako nejvhodnější se jeví standardní úřední postup, kdy se text přeškrtne tak, aby zůstal i nadále čitelný. Uvede se jméno, příjmení, datum a podpis toho, kdo opravu provedl.
• Oprava delšího textu, nebo v případě, že je nová varianta záznamu delší než původní text, využije se možnost doplňujícího záznamu na konec běžného ročního zápisu. U opravovaného místa se poznamená odkaz na správný text. Ani zde by neměl chybět podpis kronikáře a starosty obce.

Kresby

Psaný text kroniky může být doplněn kresbami. Zvolena musí být technika nepoškozující papír a zaručující její trvanlivost. Autor by se měl vyvarovat používání barevných fixů a propisovací tužky.

Přílohy kroniky

Pokud chce kronikář doplnit zápis o novinový výstřižek, fotografii či jiné dokumenty doby a události, neměl by je v žádném případě nalepovat do kroniky. Nejvhodnější je vytvořit přílohu ke kronice a v kronice odkázat na konkrétní stránku nebo část přílohy.

Do příloh patří:

• fotografická dokumentace U fotografické reportáže odpovídáme obrazem na základní otázky: Kdo?, Co?, Kdy?, Kde?, Proč?, Jak?; musí být zachycen celek, polocelek a detail. U fotografování statických předmětů je vhodné rovněž dbát na souvislosti s okolím, nejvhodnější osvětlení, volbu stanoviště. Mezi nejvhodnější uložení je upevnění pomocí fotorůžků na volné listy nekyselého papíru vyšší gramáže, číslované každým rokem od č. 1/rok. Listy se ukládají do kartónových nekyselých krabic.
• pohlednice
• grafické listy
• plakáty
• letáky
• pozvánky
• drobné tisky
• mapy, plány Komplikací jsou různé formáty. Vhodné je označení zadní strany pořadovým číslem lomeným rokem vzniku a stručným heslem či popisem. Ukládáme do kartónových krabic.
• noviny, novinové výstřižky Vždy se základním popisem: Název novin/časopisu, datum, číslo, ročník, strana, heslo (věc). Většinou se nalepují na nekyselý papír – archy jednotného formátu. Ukládáme do kartónových krabic nebo archivních kartonů.
• filmové, zvukové a audiovizuální záznamy (VHS, CD a DVD nosiče) Ideální je uložení v krabicích z umělé hmoty nebo papírových. I zde je nutný řádný popis: Název záznamu, datum pořízení, technické parametry. Více než vhodné jsou další údaje charakterizující záznam: kdo vyhotovil, kdo účinkuje apod. Zajištění kvalitního dlouhodobého uložení není vůbec jednoduché a vývoj techniky je téměř nepředvídatelný. Proto je nutná zralá úvaha při volbě nosiče a vůbec samotné existence takové přílohy. Udržování čitelnosti dat vyžaduje aktualizaci technického zázemí a promyšlený systém a postup ukládání a následné péče.
• písemná dokumentace Do písemné dokumentace zásadně nepatří dokumenty archivní povahy – budoucí archiválie (dokumenty označované skartačním znakem "A"), které vznikly z činnosti obecního a městského úřadu, školy, místních organizací a občanských sdružení, tzn. dokumenty spisového materiálu konkrétního původce. Na tyto dokumenty se vztahují pravidla zákonů a předpisů o archivnictví a spisové službě.
• svědectví pamětníků
• různé dokumenty o životě v obci apod.

Alba, zásobníky na fotografie

V současné době je možné zakoupit různé varianty alb. Vhodná je konzultace ve specializované prodejně pro sběratele a ani na obalech nešetřit. Základem je materiál pro dlouhodobé ukládání, který nezpůsobuje degradaci sebe ani ukládaného materiálu. Každý z nosičů informace by měl být popsán základními údaji:

• kdo (autor),
• co (označení události),
• kdy (datum),
• kde (přesné označení místa)
• odkaz (příslušné stránky kroniky, kde se o události píše).

Uvedené platí i pro fotodokumentaci, kdy jsou fotografie řádně popisovány bez použití fixů, propisovacích tužek, tzn. opět vhodnou obyčejnou tužkou příslušné tvrdosti. Životnost některých příloh je velice problematická a závislá na zvoleném materiálu, způsobu uložení, manipulaci a klimatickém prostředí. Obecně platí: používat doporučené kvalitní materiály (nekyselý trvanlivý papír, inkoust, vhodnou popisovací tužku, upřednostnění kůže před umělým materiálem, neutrální bezchlorové folie apod.), minimalizovat výkyvy teploty a vlhkosti (15-180C, 50±5%), u fotografického materiálu minimalizovat dobu, kdy budou vystaveny světlu.

Přílohy ke kronice tvoří její nedílnou součást a jejich evidence musí odvrátit možnou záměnu.

Pozor na dodržování zákona na ochranu osobních údajů

zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů

Kronikářský zápis nesmí rozsahem uváděných osobních údajů zasahovat do soukromého života osob nepřiměřeným způsobem.

• soupisy místních občanů = NE v rozsahu údajů jméno a příjmení, přesná adresa bydliště, případně datum nebo rok narození a další osobní údaje
• soupisy místních občanů se souhlasem subjektu údajů = ANO
• soupis narozených, sňatků, významných životních jubileí, úmrtí = NE v rozsahu údajů jméno a příjmení, přesná adresa bydliště, případně datum nebo rok narození a další osobní údaje
• sňatek, významné životní jubileum se souhlasem subjektu údajů = ANO
• narození se souhlasem zákonných zástupců = ANO
• narození několika dětí v určitém roce bez přesné adresy bydliště a dalších údajů = ANO
• úmrtí bez souhlasu blízkých osob zemřelých = ? není porušením zákona na ochranu osobních údajů, ale blízké osoby zemřelých mohou svá práva na ochranu jejich osobnosti uplatňovat podle § 15 občanského zákoníku
• výčet v obci podnikajících fyzických osob, pokud by obsahoval pouze údaje již oprávněně zveřejněné ve veřejné částiživnostenského rejstříku = ANO
• soupisy majitelů nemovitostí s popisnými čísly těchto nemovitostí = NE i když jsou tyto údaje veřejně přístupné v katastru nemovitostí!
• soupisy majitelů nemovitostí s popisnými čísly těchto nemovitostí se souhlasem majitelů nemovitostí = ANO
• seznam zastupitelů obce v rozsahu jméno a příjmení = ANO a dále pouze osobní údaje, které vypovídají o veřejné nebo úřední činnosti, o jeho funkčním nebo pracovním zařazení
• seznam členů rady, výborů a komisí = ANO a dále pouze osobní údaje, které vypovídají o veřejné nebo úřední činnosti, o jeho funkčním nebo pracovním zařazení

Pokud kronika obsahuje soupisy místních občanů, k jejichž zpracování v kronice bylo nutné získat souhlas subjektů údajů, je nutný jejich souhlas i ke zpřístupňování osobních údajů pořizováním výpisů, opisů nebo kopií takového soupisu nebo k jeho zveřejňování jako zákonem nestanovené součásti kroniky na webových stránkách obce.

Pozor na dodržování autorského zákona

zákon č. 121/2000 Sb., autorský zákon, ve znění pozdějších předpisů

• je kronika předmětem ochrany podle autorského zákona = NE
• jsou používaná autorská díla pro účely ilustrace kroniky předmětem ochrany autorského zákona = ANO
• jsou autorská díla ukládaná v přílohách předmětem ochrany autorského zákona = ANO
• lze autorské dílo použít se souhlasem autora, nositele či držitele autorských práv = ANO

Uvedené platí pro díla výtvarná, ale i pro fotografie a záznamy na nosičích. Využití části textového autorského díla lze vyřešit řádnýmcitovaným odkazem. Pokud bude například jako příloha kroniky sloužit videozáznam, audiovizuální dílo ve smyslu zákona č. 273/1993 Sb., o audiovizi,pořízená třetí osobou, případně videokazeta s nahrávkou filmového díla, ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., je potřebná uzavřená smlouva s autoremnebo oprávněným držitelem autorských práv.

Ukládání kronik do státního archivu

K citlivým otázkám bezesporu patří ukládání pamětních knih a obecních kronik do místně příslušného státního archivu. Je nutné uvědomit si, že kronika není majetkem kronikáře, ale budoucím majetkem státu, o který se stará do doby předání obec.

Platilo a platí, že kroniky mají trvalou hodnotu a splňují tak zákonné podmínky k prohlášení za archiválie.

Archiválie je definována jako takový dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií. Patří mezi dokumenty, které musí být podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, vždy předloženy k výběru za archiválie, jsou součástí Národního archivního dědictví.

Územní samosprávné celky (obce a města) a organizační složky územních samosprávných celků, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 ke jmenovanému zákonu o archivnictví, mají za povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií. A kroniky jsou jmenovány v příloze č. 2 jako dokumenty, které budou podle obsahu vždy předloženy k výběru za archiválie. Jsou archiváliemi, které se zařazují do I. kategorie. Výběr archiválií ve skartačním řízení, který provádí místně příslušný státní archiv z dokumentů veřejnoprávního původce a z dokumentů jeho právního předchůdce, je postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost původce. Za řádné provedení skartačního řízení odpovídá původce nebo jeho právní nástupce. Tyto subjekty jsou povinny umožnit příslušnému archivu dohled na provádění skartačního řízení a výběr archiválií ve skartačním řízení. Skartační řízení se provede v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu. Skartační řízení může být po dohodě s příslušným archivem provedeno i později, pokud původce dokumenty potřebuje pro další vlastní činnost.

Pro města a obce je závazná i prováděcí vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, a to bez ohledu na oblast přenesené nebo samosprávné působnosti. Města a obce se řídí schváleným spisovým řádem, nebo jiným předpisem, upravujícím výkon spisové služby, jehož nedílnou součástí je spisový a skartační plán, v němž nemohou a nesmí kroniky chybět. V současnosti mají kroniky metodikou stanovený skartační znak "A" (archiválie) a skartační lhůtu 10 let od uzavření svazku, což vychází z dlouholeté zkušenosti a legislativy.

Jak vyplývá i z rozboru Archivní správy Ministerstva vnitra České republiky, nebylo rozhodující, zda vedení kroniky byl výkon samostatné působnosti obce či působnosti na ni přenesené státem. Kroniky patřily k povinné úřední agendě orgánů samosprávy.

Zákon č. 367/1990 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů, stanoví, že obec se řídí jen zákony a obecně závaznými právními předpisy, vydanými ústředními orgány k jejich provedení. Mezi tyto zákony a předpisy bezesporu v současnosti lze zařadit i citovaný zákon č. 132/2006 Sb., o kronikách obcí, a zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Ponecháme-li stranou zákonná ustanovení, apel na dodržování zákonů a platných nařízení státu, je potřebné snažit se pochopit i ty oponenty, kteří argumentují, že kronika má být nedílnou součástí života obce a v obci i uložena. Praxe některých státních okresních archivů ukázala vhodné praktické řešení – kompromis, kdy archiv pořídil duplikát kroniky a dal ji obci. S možnostmi výpočetní techniky vzrostla nabídka archivu a daleko větší šance na zachování a rozšíření kronikářovy práce. Předávání obecních kronik do státního okresního archivu probíhá po vzájemné dohodě. Osvícení představitelé obcí umí archivní nabídky využít ku prospěchu svých obyvatel a prezentace historie své obce.

Ve Státním okresním archivu Ústí nad Orlicí, vnitřní organizační jednotce Státního oblastního archivu v Zámrsku, byla zahájena digitalizace kronik podle závazného pokynu ředitele SOA v Zámrsku. Jejím cílem je zhotovování studijních reprodukcí archiválií, které nahrazují a chrání originály. Základním účelem digitalizace archiválií a vybraných dokumentů je ochrana před poškozením a ztrátou a neméně významné je rovněž zvýšení jejich přístupnosti a využitelnosti prostřednictvím prostředků dálkového přístupu. Přednost mají archivní kulturní památky a nejvíce badatelsky využívané archiválie. Kroniky jsou samozřejmou prioritou. Jsou vytvářeny dvě sady obrazových dat, a to záložní ve vyšší kvalitě, uložené ve formátu TIFF nebo PNG, a ve webové kvalitě pro prezentaci na internetu uložené ve formátu JPEG.

Kroniky jsou před vlastní digitalizací připraveny kontrolou a případným doplněním a realizací foliace (číslování listů) nebo paginace (číslování stránek), nově zásadně arabskými číslicemi. Knihy jsou snímány obvykle na 300 dpi, části knih (obrázky a detaily) až na 600 dpi. Každý digitální snímek archiválie je povinně popsán metadaty, což je jednoznačně určený kód nutný k nezpochybnitelné identifikaci, tzn. k vyhledávání a citaci. Metadata jsou ukládána ve formátu XML.

Zpřístupnění digitálních reprodukcí SOkA Ústí nad Orlicí na internetu se uskutečňuje prostřednictvím úložišť SOA v Zámrsku. Jako ochranný prvek digitalizované archiválie slouží vodoznak. Základními úložišti jsou externí datová úložiště, server a Rayd disky. Záložní úložiště všech digitálních dat ze všech pracovišť SOA v Zámrsku je umístěno na dvou na sobě nezávislých a dostatečně oddělených místech.

Kroniky se svými přílohami jsou svědectvím, které jsme povinni zachovat budoucím generacím. Je nutné mít neustále na zřeteli, že kronika s přílohami patří k nenahraditelnému materiálu, jehož možné poškození je nenapravitelné a nenahraditelné.

Prameny a literatura

• Zákon č. 80/1920 Sb. z. a n., o pamětních knihách obecních.
• Zákon č. 367/1990 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů.
• Zákon č. 132/2006 Sb., o kronikách obcí.
• Zákon č. 243/2010 Sb., úplné znění zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, jak vyplývá z pozdějších změn.
• Nařízení č. 211/1921 Sb. z. a n., kterým se provádí zákon o pamětních knihách obecních.
• Vládní nařízení č. 169/1932 Sb. z. a n., o pamětních knihách obecních.
• Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
• Vyhláška č. 192/2009 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.
• Vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů.
• Směrnice ministerstva kultury ze dne 30. ledna 1956, čj. 69.421/1955 o vedení kronik, uveřejněná v poř. č. 15/1956 Sbírky směrnic pro národní výbory.
• Směrnice Ministerstva kultury č. 1/2007, č. j. 948/2007, o zrušení Směrnice Ministerstva kultury ze dne 30. ledna 1956, čj. 69421/1955 o vedení kronik.
• Důvodová zpráva k návrhu zákona o kronikách obcí, Poslanecká sněmovna Parlamentu ČR, tisk 940. – http://www.nipos-mk.cz/?p=2657, 22. 2. 2011.
• Důvodová zpráva k návrhu zákona o kronikách obcí, Senát Parlamentu ČR, tisk č. 205. http://www.senat.cz, 25. 2. 2011.
• Informace odboru všeobecné správy Ministerstva vnitra České republiky č. 5/2011 Používání dokumentního inkoustu při provádění zápisů do matričních knih, č. j. MV-90432-5/VS-2010 ze dne 26. ledna 2011.
• Metodický pokyn odboru AS MV ČR Vyhotovování dokumentů na trvanlivém papíru ze dne 8. 11. 2005, č. j. AS-1686/2-2005.
• Pokyn ředitele SOA v Zámrsku ze dne 25. srpna 2010 č. 1/2010, Digitalizace archiválií, archivních pomůcek a vybraných dokumentů.
• Stanovisko Úřadu pro ochranu osobních údajů týkající se uvádění osobních údajů v kronice a jejího zpřístupňování ze dne 11. května 2007, č. j. SKO-2958/07-2/HEJ – http://www.soka-cr.cz/sluzby/obsah_kroniky.htm, 17. 5. 2011.
• Ukládání obecních kronik do archivů – metodické stanovisko archivní správy MV. Archivní správa MV Praha, 24. května 1999, čj. AS/1-2019/99.
• BARTOŇ, Jiří. O kronikách obcí. 3. vyd., upravené a rozšířené. Praha : Sekurkon, 2009.
• BENEŠ, František. Jak vésti pamětní knihu obce. Praha : České zemské ústředí obcí, měst a okresů v Praze, 1948.
• CIRONIS, Petros. Jak psát kroniku. Veřejná správa, 1995, č. 2.
• ĎUROVIČ, Michal a kol. Restaurování a konzervování archiválií a knih. Praha a Litomyšl : Ladislav Horáček – Paseka, 2002.
• DUŠEK, Radim. Obecní kronika. Nové letopisy města Ústí nad Orlicí a jeho okolí, 2010, č. 2.
• HROMÁDKA, Tomáš. Kroniky. II. vyd. Praha : NIPOS, 2006.
• TÝŽ. Pomohou archivy kronikářům obcí? Archivní časopis, 2008, roč. 58, č. 3.
• KOUBA, Jaromír. Na pomoc začínajícím kronikářům. Praha : Informační a poradenské středisko pro místní kulturu, 1996.
• KOL. Příručka pro kronikáře. Praha : Orbis, 1956.
• NUHLÍČEK, Josef. Na okraj nových směrnic o vedení kronik. Archivní časopis, 1957, č. 2.
• ROBEK, Antonín, PUBAL, Václav. Píšeme kroniku. Praha : Orbis, 1963.
• ROUBÍK, František. Příručka vlastivědné práce. II. vyd. Praha : Společnost přátel starožitností, 1947.
• SAMČÍK, Peter. Obecní kronika. Veřejná správa, 2005, č. 31.
• SCHWIPPEL, Jindřich. Kroniky, kronikáři – archivy, archiváři. Archivní časopis, 2008, roč. 58, č. 3.
• ŠIKULA, Martin. Generacím budoucím aneb Jak lze (také) psát kroniku 21. století. Místní kultura, 2008, 7. května – http://www.mistnikultura.cz, 21. 1. 2011.
• ŠOTNAROVÁ, Lidmila, KAŠUBOVÁ, Marie, GOŠOVÁ, Růžena. Jak vést kroniku obcí a měst. Brno : MC nakladatelství, 2006.

(autor: Radim Dušek)